1.  Использование документов архива суда проводится с разрешения заместителя председателя суда (председателя судебного состава). Служащий отдела общего делопроизводства и противодействия коррупции, ответственный за работу архива, для служебного использования документальных материалов архива суда:

-     выдает документальные материалы в структурные подразделения;

-     направляет на основании письменного запроса материалы в другие организации и учреждения по указанию председателя суда (заместителя председателя суда / председателя судебного состава);

-     информирует заместителя председателя суда (председателя судебной коллегии) о составе и содержании документальных материалов;

-     выдает справки о реабилитации и выписки из архивных документов.

2. Ознакомление пользователей информации о деятельности суда, находящейся в архивном фонде, осуществляется путем предоставления им информации (архивных справок, копий архивных документов, выписок из них) по их запросу.

Основанием для предоставления информации о деятельности  Владимирского областного суда, находящейся в архивном фонде суда, является запрос в письменной форме в адрес Владимирского областного суда.

В запросе указываются:

-     фамилия, имя, отчество заявителя;

-     почтовый адрес, по которому должен быть отправлен ответ;

-     содержание запроса (в случае запроса о результатах рассмотрения конкретного судебного дела указываются фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого было рассмотрено дело, или стороны по делу, в том числе название органа или организации, а также время рассмотрения дела);

-     личная подпись и дата;

-     контактная информация лица или его представителя для оперативной связи или уточнения содержания запроса (номер телефона, факса, электронная почта и т.п.)

3. Выдача дел, находящихся в архиве, производится в следующем порядке:

-     по письменным заявкам судей и руководителей подразделений под роспись в книге учета выдачи документов во временное пользование;

-     выдача дел производится с письменного разрешения заместителя председателя суда (приложение № 3);

-     на выданное дело заводится карточка-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела;

-     в карточке указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись работника отдела общего делопроизводства и противодействия коррупции, ответственного за работу архива, принявшего дело;

-     дела выдаются на срок не более одного месяца.

4. Выдача находящихся в архиве судебных дел для ознакомления с его материалами лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется в следующем порядке:

-     выдача дел, находящихся в архиве, судьям и руководителям подразделений производится по их мотивированным письменным заявкам под роспись в книге учета выдачи документов во временное пользование;          

-     выдача дел производится с письменного разрешения заместителя председателя суда;

-     выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве суда, лицам, участвующим в деле, производится по их мотивированному письменному заявлению с разрешения заместителя председателя суда;

-     ознакомление с судебным делом производится в помещении суда в обстановке, исключающей возможность изъятия судебных дел и документов, либо из судебного дела документов (листов) или внесения в него каких-либо изменений;

-     по окончании ознакомления лица делают письменную отметку о своем ознакомлении с делом на документе (заявлении, доверенности), послужившем основанием для допуска к ознакомлению с делом;

-     данный документ подшивается к делу служащим отдела общего делопроизводства и противодействия коррупции, ответственным за работу архива, и вносится во внутреннюю опись дела;

-     при отказе указанных лиц от подписи запись об ознакомлении производится служащим отдела общего делопроизводства и противодействия коррупции, ответственным за работу архива.

5. Подготовка архивных справок, копий архивных документов и выписок из них осуществляется по письменным запросам граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и органов местного самоуправления.

         В архивной справке указываются названия архивных документов, их даты и излагаются сведения, содержащиеся в них. Копии архивных справок подшиваются в соответствующее дело или наряд.

         Архивные справки, копии архивных документов и выписки из них, справки по результатам рассмотрения судебных дел подписываются (заверяются) судьей, рассмотревшим дело, по которому выдается справка, а по делам, рассмотренным уже не работающими судьями, председателем судебного состава и заверяются печатью Владимирского областного суда с воспроизведением Государственного герба Российской федерации.

6. Выдача копий судебных документов из дела служащим отдела общего делопроизводства и противодействия коррупции, ответственным за работу архива, иным лицам и организациям производится по письменному запросу или заявлению на основании резолюции заместителя председателя суда (в случае его отсутствия – председателя судебного состава).

Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы должны быть пронумерованы, прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления наклеивается бумажная наклейка с заверительной надписью.

Подпись скрепляется гербовой печатью суда. Гербовая печать ставится таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место скрепления.

На копии указывается, в каком деле подшит подлинный документ. Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка.

7. Подлинные документы, представленные сторонами по судебному  делу, возвращаются сторонам по их письменному заявлению с обязательным оставлением в деле копий, заверенных судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на заявлении, приобщенном к делу.

Заявление о выдаче подлинных документов, копий материалов дела, письменных справок, копий судебных постановлений, по делам, находящимся в архиве либо запрашиваемых повторно, подается на имя заместителя председателя суда с указанием фамилии и инициалов судьи, вынесшего решение по делу.

8. Служащие, получившие документальные материалы, отвечают за их сохранность.

 Документы, без необходимости приобщенные следователем или дознавателем к делу (изъятые в ходе расследования дела и не приобщенные к материалам дела в качестве вещественных доказательств), с разрешения заместителя председателя суда либо председателя судебного состава могут быть выданы их законным владельцам.

Сведения о наличии вышеуказанных документов в архиве и их содержании сообщаются заинтересованным учреждениям по запросам.

9. Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата архива – не более 15 дней с момента регистрации обращения.

Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должны осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.

Телефон архива: (4922) 40-83-05, каб.108